Tots hem assistit alguna vegada a una reunió poc efectiva, una reunió sense cap objectiu clar, o una reunió que s'allarga més de l'establert sense que s'arribi a cap decisió. Un estudi publicat per InfoComm sobre reunions de negocis a Nord-amèrica va arribar a concloure que el 50% del temps que es passa en reunions és temps perdut. Tanmateix, no té per què ser així si ens sabem organitzar. Les reunions, quan gestionades amb eficiència, són una eina essencial per a tota empresa o entitat, i per aquest motiu ens hem d'assegurar que cada reunió resulta efectiva per a tots els seus participants i que, com els seus organitzadors, som capaços d'extreure'n el màxim partit.

Les claus d'una reunió efectiva

Consells pràctics a l'hora de gestionar una reunió, basats en les conclusions de Project Management Hacks i aquest article de la revista Forbes:

  1. Definir l'objectiu de la reunió. Has de ser conscient de què vols aconseguir amb aquesta reunió, i comunicar-ho a la resta de participants.
  2. Limita el nombre de participants. Convoca només a les persones que estan implicades amb l'objectiu de la reunió. Quan un participant sent que el que s'està discutint no va amb ell, és quan considera que la reunió és una pèrdua de temps.
  3. Sigues puntual. La reunió ha de començar i acabar a l'hora establerta, i una manera d'assegurar-te que no s'allarga més del previst és dividint el temps total de la reunió en els temes que s'han d'adreçar. A més, una reunió mai hauria de durar més d'una hora.
  4. No deixis que ningú parli més del temps establert. Una tècnica per evitar que això passi és l'anomenat «mètode de l'aparcament»: si algú menciona un tema que no és pertinent però pot resultar interessant, explica que aquest no és el moment per parlar-ne, però que el deixaràs «aparcat» i el revisaràs al correu de seguiment.
  5. Mira d'evitar l'ús dels aparells tecnològics. L'ús d'aparells, tot i que pot ser molt pràctic, també distreu als participants. A no ser que utilitzeu una eina acordada prèviament per tot l'equip, el recomanable és prendre notes en una llibreta.
  6. Fes un seguiment de la reunió. En les 24 hores que segueixen la reunió, has d'adreçar-te a tots els participants, a través d'una eina digital o fins i tot un correu electrònic, en el qual constin els temes que s'han parlat, les conclusions a les quals s'han arribat i, en cas que s'hagin atribuït tasques, qui n'és el responsable i quina és la data límit per fer-les. També és en aquesta comunicació que és pertinent mencionar els temes que han quedat a «l'aparcament» durant la reunió.

 

A continuació, a aquest enllaç trobareu eines digitals per ajudar-vos també a gestionar les reunions de la vostra organització.


Fonts:

http://projectmanagementhacks.com/meeting-tips/

https://www.forbes.com/sites/forbesleadershipforum/2014/02/05/seven-steps-to-running-the-most-effective-meeting-possible/#31a6641a7a61

https://zapier.com/blog/best-meeting-scheduler-apps/

https://zapier.com/blog/best-meeting-tools/

https://wwwhatsnew.com/2012/01/25/8-herramientas-para-gestionar-y-programar-reuniones/

https://hipertextual.com/2014/10/reuniones-herramientas

https://www.muypymes.com/2015/02/23/aplicaciones-organizar-reuniones