A més dels cosells per fer més eficients les reunions, aquí trobareu un recull d'eines gratuïtes i freemium (gratuïtes, però que ofereixen una versió premium de pagament) que poden resultar-vos molt útils per a la gestió de reunions.

  • Gestió general

Worklife (Web, iOS – freemium): Aquesta aplicació permet personalitzar l'agenda per cada participant, actualitzar l'estat de cada tasca o projecte, programar reunions, etc. A més, permet prendre notes durant la reunió.

Agreedo (Web – freemium): Efectiva durant totes les etapes d'una reunió. Per exemple, els participants de la reunió podran veure'n els objectius abans que comenci, i un com hagi finalitzat, podran veure el progrés de cada tema.

  • Objectius de la reunió

Minutes.io (Web – freemium): Permet prendre notes durant la reunió, categoritzant els punts principals i assignant-los un responsable i una data límit. Funciona offline.

Lucid Meetings (Web – gratuïta pels participants, de pagament pels organitzadors): Compta amb una gran col·lecció de plantilles, per cada tipus de reunió. Permet crear llistes d'objectius per cada reunió, que els participants poden editar a temps real.

Any.Do (Web, iOS, Android, Chrome – freemium): Permet crear tasques durant la reunió, de manera molt ràpida i totalment intuïtiva, els participants poden crear avisos, tasques, temes...

  • Establir un calendari

Calendly (Web – freemium): Es pot sincronitzar amb Google Calendar, iCal, Outlook i Office 365, i permet veure les hores que cada participant està disponible. Aquesta aplicació és especialment útil quan s'han de programar reunions setmanals o mensuals.

Meetingbird (Web – freemium): Permet programar reunions a través de Gmail, i en combinació amb la seva extensió per Google Chrome, els participants podran veure el calendari dins de Gmail, generar invitacions a reunions i incorporar contingut de correus electrònics als detalls de la reunió.

Rallly (Web – gratuïta): Una app molt senzilla, però que permet trobar la millor hora per una reunió de manera molt fàcil. L'organitzador proposa un seguit d'hores i dies per fer la reunió, i tots els participants voten quines li van millor.

  • Per reunions productives

Team Meeting Checklist (Web – gratuïta): Ideal per programar reunions productives, consisteix en un llistat d'ítems que has de tatxar abans, durant, i després de la reunió. Per exemple: definir un objectiu, determinar l'hora d'inici, reservar la sala...

Team Meeting Timer: (Web, Android – gratuïta): És un compte enrere molt senzill, que es pot fer visible en una pantalla durant la reunió, però que permet que tothom vegi en quin punt de la reunió es troben i si s'estan assolint els objectius en el temps determinat.

  • Per reunions a distància

UberConference (Web, iOS, Android – freemium): És una eina per dur a terme videoconferències, que a més compta amb molts complements: permet assignar temes a reunions, visualitzar informació de cada participant durant la reunió, compartir pantalla i enllaços...

Time Zone Ninja (Web – gratuïta): Pensada per quan s'ha de programar una reunió entre persones que viuen a una zona horària diferent. Només s'ha d'introduir el nom i la ubicació de tots els participants, i Time Zone Ninja et proporciona aquelles franges horàries que funcionen millor per tothom.

 

Fonts:

http://projectmanagementhacks.com/meeting-tips/

https://www.forbes.com/sites/forbesleadershipforum/2014/02/05/seven-steps-to-running-the-most-effective-meeting-possible/#31a6641a7a61

https://zapier.com/blog/best-meeting-scheduler-apps/

https://zapier.com/blog/best-meeting-tools/

https://wwwhatsnew.com/2012/01/25/8-herramientas-para-gestionar-y-programar-reuniones/

https://hipertextual.com/2014/10/reuniones-herramientas

https://www.muypymes.com/2015/02/23/aplicaciones-organizar-reuniones